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Informativa Sulla Privacy
THE HAWKINS GROUP
The Hawkins Group (“We” “Us” “Our”) is formed of: The Hawkins Group (“Noi” “Ci” “Nostro”) è composto da:
- Hawkins & Associates Limited
- Hawkins & Associates (Trustees) Limited
- Hawkins (International) Limited
- Hawkins Forensics Limited
- Hawkins Forensics (Europe) Limited
- Hawkins Forensics (Ireland) Limited
- Hawkins and Associates (Singapore) PTE Ltd
- Hawkins and Associates (Hong Kong) Limited
- A. Lamb Associates Limited
- Morham & Brotchie Limited
- Hawkins & Associates (South Africa) (Pty) Ltd
- Hawkins & Associates Mena Consultancy L.L.C.
- Hawkins & Associates S.r.l.
Scopo
La tua privacy è importante per Noi. Questa Informativa sulla Privacy spiega come raccogliamo, trattiamo, divulghiamo e proteggiamo i tuoi dati personali. È pensata per aiutarti a comprendere i tuoi diritti e le Nostre responsabilità nella gestione dei dati, garantendo trasparenza e fiducia nelle Nostre pratiche.
Responsabile della protezione dei dati – Contatti
Data Protection Officer
88 Leadenhall Street
London
EC3A 3BP
Quali informazioni raccogliamo su di te?
- Dati di marketing, inclusi i visitatori del Nostro sito web
- Dati operativi (incarichi che Ci vengono affidati dai Nostri clienti)
- Dati relativi alle Risorse Umane
- Dati degli azionisti
- Dati dei fornitori
Quali categorie di dati personali conserviamo su di te?
Di seguito è riportato un elenco dei tipi di dati personali che trattiamo. Non tutte le tipologie di dati vengono raccolte per ciascun individuo.
Clienti (Marketing e Operazioni)
- Nome
- Qualifica professionale
- Indirizzo
- Indirizzo e-mail
- Numero di telefono
- Riprese CCTV se in visita presso una nostra sede
- Dati analitici di marketing derivanti dalle visite al nostro sito web, interazioni con e-mail e call to action
- Registrazioni digitali (effettuate dai nostri dipendenti, tramite videoconferenza o in loco)
Clienti assicurati, dipendenti dell’assicurato, terzi coinvolti nel sinistro, informatori e testimoni (Operazioni)
- Nome
- Indirizzo
- Indirizzo e-mail
- Numero di telefono
- Genere
- Stato civile
- Data di nascita
- Numero di polizza assicurativa, numero di riferimento del sinistro, copertura della polizza, dettagli del sinistro e possibile causa della perdita
- Cartelle cliniche come anamnesi, abitudini personali (es. fumo o consumo di alcol) e qualsiasi informazione fornita volontariamente
- Dati relativi a precedenti penali
- Fotografie, immagini e video
- Relazione con l’assicurato
- Riprese CCTV (presso le nostre sedi o ricevute durante un’indagine)
- Registrazioni digitali (effettuate dai nostri dipendenti, tramite videoconferenza o in loco)
Risorse Umane
- Nome
- Indirizzo
- Indirizzo e-mail
- Numero di telefono
- Data di nascita
- Genere
- Dettagli del contatto di emergenza
- Informazioni finanziarie, di payroll e fiscali
- Documentazione contrattuale di lavoro
- Registri delle assenze
- Dati sanitari
- Valutazioni delle performance
- Documentazione di selezione del personale
- Registri dei viaggi di lavoro
- Registri di formazione, conformità alle policy e monitoraggio dei rischi
- Documentazione di cessazione del rapporto di lavoro
- Documentazione di due diligence (inclusi controlli dei precedenti penali)
- Riprese CCTV e dati dei sistemi di controllo accessi presso le nostre sedi
- Monitoraggio del lavoro isolato (lone working) e localizzazione tramite International SOS
- Microsoft Analytics
Azionisti
- Nome
- Indirizzo
- Indirizzo e-mail
- Numero di telefono
- Documentazione relativa alle partecipazioni azionarie
- Coordinate bancarie
Fornitori
- Nome
- Indirizzo
- Numero di telefono
- Indirizzo e-mail
- Qualifiche dei dipendenti
Visitatori dei nostri siti web e Cookie
- Dati analitici di marketing derivanti dalle visite al nostro sito web
- Interazioni con e-mail
- Call to action
Abbiamo informative separate che riportano informazioni simili, riguardanti ai cookies utilizzati sui nostri siti web, disponibili qui:
https://www.hawkins.biz/cookie-policy/
Come raccogliamo i tuoi dati?
Clienti (Marketing e Operazioni)
- Direttamente da te quando ti registri per finalità di marketing, direttamente o tramite un servizio di abbonamento di terze parti
- Invio del modulo Contact Us, iscrizione alla E-Newsletter, compilazione di Questionari e/o moduli di Formazione sui nostri siti web
- Download di una brochure
- Partecipazione a un concorso
- Registrazione a un webinar
- Eventi di networking
- Informazioni disponibili pubblicamente (inclusi LinkedIn e siti web aziendali)
- Consulenti di terze parti
- Direttamente da te quando interagisci con il nostro sito web e le comunicazioni e-mail
- Riprese CCTV presso le nostre sedi
- Registrazioni digitali (effettuate dai nostri dipendenti, tramite videoconferenzea o in loco)
Clienti assicurati, dipendenti dell’assicurato, terzi coinvolti nel sinistro, informatori e testimoni (Operativo)
- Forniti dal nostro cliente
- Forniti da terzi collegati all’incarico che ci è stato affidato
- Direttamente da te
- Registrazioni digitali (telefoniche, videoconferenze o tramite registratore vocale)
- Social network
- Dispositivi digitali come: o Telefoni cellulari, tablet, e-reader, computer portatili e fissi o CCTV, sistemi di navigazione satellitare, router Wi-Fi, dispositivi USB, console di gioco, smartwatch, social network, dispositivi GPS, elettrodomestici smart, veicoli, droni
Quando i dati personali sono forniti dal nostro cliente, ciò sarà normalmente soggetto ai termini e condizioni della tua polizza assicurativa; il mancato consenso al trattamento dei dati potrebbe comportare una violazione delle condizioni della polizza.
Risorse Umane
- Direttamente da te
- Forniti da un’agenzia di reclutamento
- Agenzie di controlli e due diligence
- Precedente datore di lavoro per le referenze
- Medico curante
- Piattaforme di social network
- Registrazioni digitali (Teams) per finalità formative
- Microsoft Analytics
- Agenzia di viaggi aziendali
- Riprese CCTV presso le nostre sedi
- Servizi di monitoraggio per lavoro in solitario e SOS
Azionisti
- Direttamente da te
- Da un soggetto con rapporto privilegiato
Fornitori
- Direttamente da te
- Dal tuo datore di lavoro
- Riprese CCTV presso le nostre sedi
Su quali basi giuridiche raccogliamo informazioni su di te?
Perché il trattamento dei dati personali sia lecito, nella maggior parte dei Paesi esso deve avvenire sulla base di uno dei presupposti previsti dalla normativa applicabile. Se i dati trattati sono di natura sensibile, devono essere soddisfatte condizioni aggiuntive.
A seconda del tuo rapporto con noi, la base giuridica per il trattamento dei tuoi dati personali è una delle seguenti:
- Il trattamento è necessario per i nostri legittimi interessi (per erogare i nostri servizi)
- Il trattamento è necessario per l’esecuzione di un contratto (ad esempio assicurativo o di lavoro)
- Il trattamento è necessario per adempiere ad un obbligo di legge
- Il trattamento è necessario per finalità assicurative
- Il trattamento è necessario per finalità di procedimenti giudiziari
- Il trattamento è necessario per conformità alla normativa sul lavoro
- Prevenzione o individuazione di un fatto illecito
- Hai fornito il tuo consenso esplicito
A quale scopo trattiamo le informazioni e come le utilizzeremo?
Clienti (Marketing e Operazioni)
I dati trattati per finalità di marketing sono utilizzati per contattare chi può essere interessato ai nostri servizi e, se ci hai già affidato incarichi, per informarti su altri servizi offerti. Possiamo analizzare la tua interazione con il nostro sito web e le comunicazioni e-mail per migliorare il marketing e fornire comunicazioni mirate.
Se partecipi a uno dei nostri webinar sarai informato in anticipo se questo verrà registrato.,. Il tuo nome e se decidi di condividere la tua immagine sarà visibile durante la sessione, e incluso nella registrazione. Per gli eventi registrati, ti invieremo un link al termine dell’evento. Potremmo pubblicare la registrazione sul nostro sito web e sui canali social. Se la registrazione verrà pubblicata, ti informeremo.
Hai il diritto di revocare in qualsiasi momento il consenso per il trattamento dei dati per scopi di marketing o di condividere le tue informazioni con altri membri del Hawkins Group inviando un’email a [email protected].
I dati dei clienti trattati per finalità operative sono utilizzati nell’esecuzione di un incarico che ci è stato affidato e per adempiere ai nostri obblighi contrattuali.
Risorse Umane
I dati conservati per finalità HR sono utilizzati per:
- Agevolare il processo di selezione
- Gestire le operazioni quotidiane della nostra attività
- Verificare la sussistenza dei requisiti per lavorare per noi
- Monitorare diversità e pari opportunità
- Fornireaccesso ai servizi aziendali necessari per il tuo ruolo
- Elaborare il trattamento economico, pensionisticoe altri benefici legati al tuo ruolo
- Gestire l’amministrazione delle ferie previste per legge e contratto
- Controllare il rispetto degli obblighi legali, inclusa la salute, sicurezza e benessere dei dipendenti
- Valutare la conformità alle policy aziendali, incluso il monitoraggio delle comunicazioni e-mail durante e dopo il rapporto di lavoro per efficienza operativa, obblighi legali e protezione degli asset aziendali
- Garantire la sicurezza delle sedi, delle infrastrutture IT e dei dipendenti
I dati analitici Microsoft sono elaborati esclusivamente per uso personale del dipendente, per migliorare la produttività e il benessere con suggerimenti pratici (es. riservare tempo per lavoro concentrato). Non utilizzeremo questi dati per altri scopi. Come utente di Viva Insights, puoi attivare o disattivare il servizio in qualsiasi momento.
Clienti assicurati, dipendenti dell’assicurato, terze parti coinvolte nel sinistro, informatori e testimoni (Operazioni)
I dati operativi sono trattati per analizzare e comunicare con te nell’ambito di un incarico che ci è stato affidato da un cliente.
Azionisti
I dati degli azionisti sono trattati per gestire le partecipazioni individuali.
Riprese CCTV
I dati CCTV delle nostre sedi sono trattati esclusivamente per finalità di sicurezza e prevenzione dei reati.
I dati CCTV possono essere analizzati nell’ambito di un incarico che ci è stato affidato da un cliente.
Fornitori
I dati dei fornitori sono trattati per finalità operative e per mitigare eventuali rischi.
Decisioni automatizzate o Profilazione / Intelligenza Artificiale (AI)
L’AI è un termine generico che comprende tecnologie e approcci che cercano di imitare il pensiero umano per risolvere compiti complessi.
Utilizziamo AI e machine learning per finalità di prevenzione della perdita di dati. Potremmo anche utilizzare AI generativa per scopi generici tramite una funzione di chat in modalità completamente controllata. In questo caso, l’accesso è limitato ai dati presenti sul web pubblico, non ai dati di nostra proprietà. I dati nella cronologia della chat non sono utilizzati per addestrare il modello sottostante.
Una decisione AI può basarsi su una previsione, una raccomandazione o una classificazione. Può riferirsi a un processo completamente automatizzato o a uno in cui è coinvolto un essere umano.
Non utilizziamo alcuna forma di decisione automatizzata o profilazione per nessuno scopo. Un essere umano valuterà sempre gli output dell’AI e agirà (prenderà decisioni) sulla base di questi.
Marketing
Possiamo utilizzare le tue informazioni per informarti su prodotti, servizi o eventi che potrebbero interessarti. Hai il diritto di revocare in qualsiasi momento il consenso per il trattamento dei dati per scopi di marketing o di condividere le tue informazioni con altri membri del Hawkins Group inviando un’email a [email protected].
Con chi potremmo condividere i tuoi dati personali?
I dati personali possono essere condivisi con i nostri clienti, fornitori e altri terzi coinvolti nell’incarico. In particolare, i dati personali possono essere comunicati da noi a:
- Altri membri del Hawkins Group
- Clienti
- Terze parti collegate all’incarico
- Fornitori di servizi terzi che supportano i nostri sistemi informatici e i servizi di supporto aziendale
- Revisori e consulenti professionali
- Enti di formazione
- Fornitori di servizi per i benefit dei dipendenti
- Autorità giudiziaria, di polizia, enti governativi e autorità di regolamentazione
Trasferimenti internazionali di dati
Data la natura globale della nostra attività, potremmo trasferire dati personali a terze parti che operano in Paesi con regimi di protezione dei dati diversi da quello del Paese in cui ti trovi. Ad esempio, potremmo trasferire dati personali a livello internazionale alle società del nostro Gruppo, fornitori, partner commerciali, autorità governative e pubbliche, al fine di erogare i servizi.
Ci basiamo su meccanismi legali previsti dalla normativa per trasferire i dati personali in modo conforme alle disposizioni vigenti. Nella maggior parte dei casi utilizziamo le Clausole Contrattuali Standard approvate, che garantiscono che le terze parti adottino misure di sicurezza adeguate e/o obblighi contrattuali per garantire la protezione e la riservatezza dei dati personali.
Qualora le Clausole Contrattuali Standard non siano applicabili, ci assicureremo che siano implementate misure di salvaguardia aggiuntive o che si applichi un’esenzione prevista dalla normativa.
Come garantiamo la sicurezza dei dati personali?
We have auditable policies and processes in place meaning that personal data is processed in a manner that ensures security of the personal data, including protection against unauthorised or unlawful processing and against accidentl loss, destruction or damage, using appropriate technical or organisational measures. This means that We have appropriate security in place to prevent the personal data We hold being accidentally or deliberately compromised.
Hawkins & Associates Limited is Cyber Essentials Plus Certified. Cyber Essentials is an effective, government-backed scheme aimed at helping to protect Our organisation against a whole range of the most common cyber attacks. This is important as vulnerability to these types of attacks can mark Us out as target for more in-depth unwanted attention from cyber criminals and others.
Disponiamo di politiche e procedure verificabili che garantiscono che i dati personali siano trattati in modo da assicurare la loro sicurezza, inclusa la protezione contro trattamenti non autorizzati o illeciti e contro la perdita, distruzione o danneggiamento accidentale, mediante misure tecniche e organizzative adeguate. In altre parole, abbiamo implementato sistemi di sicurezza idonei a prevenire che i dati personali in nostro possesso vengano compromessi accidentalmente o intenzionalmente.
Hawkins & Associates Limited è certificata Cyber Essentials Plus. Cyber Essentials è uno schema efficace, sostenuto dal governo britannico, volto a proteggere le organizzazioni da un’ampia gamma delle più comuni minacce informatiche. Questo è fondamentale, poiché la vulnerabilità a tali attacchi può renderci un bersaglio per attenzioni indesiderate più sofisticate da parte di criminali informatici e altri soggetti.
Per quanto tempo conserverete i miei dati personali?
The retention period for personal data will be assessed depending on the nature of the information held, why We hold it and what We are obliged to do by the regulator or the law. In most cases, We will keep your personal data for between three and seven years but this can be for longer if there is a legal, contractual or regulatory requirement to retain it for a longer period.
Il periodo di conservazione dei dati personali è determinato in base alla natura delle informazioni, del trattamento e agli obblighi imposti dalle autorità di regolamentazione o dalla legge. Nella maggior parte dei casi, conserveremo i tuoi dati personali per un periodo compreso tra tre e sette anni, ma tale periodo può essere più lungo qualora sussistano requisiti legali, contrattuali o normativi che ne impongano la conservazione per un tempo maggiore.
Quali sono i miei diritti?
Accesso alle informazioni e rettifica
Hai il diritto di richiedere una copia delle informazioni che conserviamo su di te. Se desideri ricevere una copia di alcune o tutte le tue informazioni personali in nostro possesso, puoi inviarci un’email all’indirizzo [email protected] oppure scriverci a:
Data Protection Officer
88 Leadenhall Street
London
EC3A 3BP
Desideriamo garantire che i tuoi dati siano accurati e aggiornati; puoi chiederci di correggere eventuali inesattezze.
Diritto alla cancellazione
In determinate circostanze hai il diritto di richiederci la cancellazione dei tuoi dati personali. Se desideri che alcuni o tutti i tuoi dati personali vengano eliminati dai nostri sistemi, puoi inviarci un’email all’indirizzo [email protected] oppure scriverci a:
Data Protection Officer
88 Leadenhall Street
London
EC3A 3BP
Diritto alla limitazione del trattamento
In determinate circostanze puoi richiedere la limitazione del trattamento dei tuoi dati personali. Per inoltrare tale richiesta, puoi inviarci un’email all’indirizzo [email protected] oppure scriverci a:
Data Protection Officer
88 Leadenhall Street
London
EC3A 3BP
Diritto di opposizione
In determinate circostanze puoi richiedere che interrompiamo il trattamento dei tuoi dati personali (ad esempio per finalità di marketing, come indicato sopra). Questo diritto non è assoluto e sarà valutato caso per caso. Per inoltrare tale richiesta, puoi inviarci un’email all’indirizzo [email protected] oppure scriverci a:
Data Protection Officer
88 Leadenhall Street
London
EC3A 3BP
Come posso presentare un reclamo all'autorità di controllo?
Hai il diritto di presentare un reclamo all’autorità di controllo se non sei soddisfatto del modo in cui conserviamo e trattiamo le tue informazioni personali.
I dettagli delle autorità di controllo competenti nei Paesi in cui operiamo sono riportati di seguito.
Nel Regno Unito, l’autorità di controllo è l’Information Commissioner’s Office (ICO). I recapiti dell’ICO sono:
+44 0303 123 1113
Address:
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
SK9 5AF
In Irlanda, l’autorità di controllo è la Data Protection Commission (DPC). I recapiti della DPC sono:
01) 765 01 00 (dal lunedì al venerdì, 9:30–13:00) oppure 1800 437 737 (dal lunedì al venerdì, 14:00–16:00)
21 Fitzwilliam Square South
Dublin 2
D02 RD28
Ireland
A Hong Kong, l’autorità di controllo è l’Office of the Privacy Commissioner for Personal Data. I recapiti sono:
+852 2827 2827
Room 1303, 13/F
Sunlight Tower
248 Queen’s Road East
Wanchai
Hong Kong
Email:
A Singapore, l’autorità di controllo è la Personal Data Protection Commission. I recapiti sono:
+65 6377 3131
#03-01 Mapletree Business City
Singapore
117438
In South Africa, l’autorità di controllo è la Personal Data Protection Commission. I recapiti sono:
Website:
+27 010 025 5200
Woodmead North Office Park
54 Maxwell Drive
Woodmead
Johannesburg
2191
Email:
In Italia l’autorità di controllo è il Garante per la Protezione dei Dati Personali. I dati di contatto sono:
+39 06.696771
Piazza Venezia 11
IT-00187
Rome
Email:
Attualmente negli UAE non esiste un’autorità nazionale per la protezione dei dati. Verrà istituito un unico organismo nazionale di regolamentazione della privacy, denominato UAE Data Office. Ulteriori informazioni saranno disponibili a tempo debito.
Modifiche alla presente Informativa sulla privacy
La presente Informativa sulla privacy viene periodicamente rivista e potrebbe subire modifiche. L’ultimo aggiornamento della presente Informativa sulla privacy è avvenuto il 20 ottobre 2025 ed è la versione 20.0.
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