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Protezione dei dati – Gestione dei reclami
Ambito di applicazione
La presente policy si applica a livello di gruppo e si estende a tutte le controllate, affiliate e unità operative all’interno del Gruppo Hawkins. Si applica a tutti i dipendenti, collaboratori esterni e rappresentanti di terze parti che agiscono per conto di qualsiasi entità del gruppo. La policy garantisce un approccio coerente e uniforme, indipendentemente dalla sede o dalle prassi locali.
La presente policy si applica a tutti i soggetti i cui dati personali sono trattati dal Gruppo Hawkins, inclusi clienti, clienti dei clienti, dipendenti, fornitori, collaboratori esterni e altri stakeholder.
FinalitÃ
La presente policy descrive le modalità con cui il Gruppo Hawkins gestisce i reclami relativi al trattamento dei dati personali.
Definizione di reclamo in materia di protezione dei dati
Un reclamo in materia di protezione dei dati è qualsiasi espressione di insoddisfazione relativa al modo in cui il Gruppo Hawkins raccoglie, utilizza, conserva, condivide o tratta in altro modo i dati personali. Ciò include preoccupazioni relative a:
Come presentare un reclamo
- Violazioni dei dati
- Risposte alle richieste degli interessati
- Pratiche di conservazione dei dati
- Profilazione o processi decisionali automatizzati
- Qualsiasi altra questione relativa alla protezione dei dati
I reclami possono essere presentati tramite uno dei seguenti canali:
- Modulo di reclamo online (disponibile sul nostro sito web)
- Email: [email protected]
- Inviare: FAO Data Protection Officer, 88 Leadenhall Street, London, EC3A 3BP
- Telefono: +44 (0)20 7481 4897
- Di persona (su appuntamento)
Tutti i reclami devono includere:
- Nome completo e recapiti
- Descrizione del problema
- Eventuali prove o documentazione pertinenti
- Ove applicabile, prova dei poteri di rappresentanza in caso di presentazione per conto di un'altra persona.
Verifica dell'identitÃ
Per proteggere i dati personali, potremmo richiedere una prova dell’identità prima di esaminare un reclamo. Tra le forme accettate figurano:
- Passaporto o patente di guida (per gli interessati)
- Bolletta delle utenze
- Lettera di autorizzazione o procura firmata (per rappresentanti terzi)
Procedura di gestione dei reclami
- Conferma di ricezione: Confermeremo la ricezione del reclamo entro 30 giorni di calendario.
- Indagine: Esamineremo il reclamo senza indebito ritardo, raccogliendo gli elementi rilevanti e consultando il personale competente.
- Aggiornamenti sull’avanzamento: Vi terremo informati sull’avanzamento della pratica e sulle tempistiche previste.
- Esito: Forniremo una risposta scritta illustrando le nostre conclusioni, le eventuali misure adottate e i vostri diritti.
- Riesame interno: In caso di insoddisfazione, potrete richiedere un riesame interno da parte di un altro membro del team.
- Escalation: Qualora doveste rimanere insoddisfatti, potrete inoltrare il reclamo all’Autorità di controllo.
- I recapiti saranno indicati nella nostra risposta e sono consultabili nell’Informativa sulla privacy. https://www.hawkins.biz/it/informativa-sulla-privacy/
Tali registri saranno conservati in conformità con la politica di conservazione dei dati del Gruppo Hawkins e potranno essere condivisi con le autorità di regolamentazione su richiesta.
Tenuta dei registri
Conserveremo registri di:
- Dettagli e date del reclamo
- Comunicazioni ed elementi probatori
- Esiti dell'indagine
- Eventuali azioni correttive intraprese
Ruoli e responsabilitÃ
- Il Responsabile della protezione dei dati è responsabile della supervisione della procedura di gestione dei reclami.
- Tutto il personale è formato per riconoscere e inoltrare adeguatamente i reclami relativi alla protezione dei dati.